Le défi
Avant Unframe, la saisie des commandes constituait un goulot d’étranglement manuel. Nutrisens traite environ 600 commandes clients par jour son activté BtoB : des hôpitaux, des maisons de retraite et des établissements de santé soumettent leurs demandes par e-mail en utilisant des formats incohérents, des codes produits obsolètes et des informations fragmentées. L’équipe opérationnelle de Philippe devait ressaisir manuellement chaque commande dans le système ERP, ce qui prenait entre 5 et 15 minutes par commande.
Ce travail était source d’erreurs. Les clients référençaient les produits à l’aide d’anciens codes, utilisaient des abréviations pour les lieux de livraison ou indiquaient les quantités dans des formats non standard. Ces incohérences présentaient des risques pour la sécurité des patients : une erreur concernant le type de produit, sa texture ou son état (congelé/frais) pouvait avoir des répercussions sur les soins prodigués aux patients. Le processus manuel mobilisait 5 équivalents temps plein rien que pour la saisie des données, ce qui rendait difficile le suivi et la correction des erreurs au fur et à mesure qu’elles survenaient.
À mesure que Nutrisens accélérait sa croissance internationale, ce processus devenait de plus en plus difficile à adapter à l’échelle de l’entreprise. Philippe souhaitait trouver un moyen d’automatiser les tâches routinières afin de permettre à l’équipe de se concentrer sur la précision et la relation client.
La solution
Unframe s’est associé directement à l’équipe de Philippe pour automatiser la saisie des commandes tout en conservant l’ERP et la structure opérationnelle existants de Nutrisens.
La solution se connecte directement aux e-mails des clients, extrait et structure automatiquement les données de commande, valide la correspondance des produits par rapport au catalogue et aux règles métier de Nutrisens, puis achemine les commandes validées directement vers l’ERP sans saisie manuelle supplémentaire. Le système apprend la logique de correspondance des produits de Nutrisens : quels codes clients correspondent à quels produits, comment les lieux de livraison sont référencés, les conversions d’unités, ainsi que les distinctions critiques en matière de sécurité (types de texture, variations de forme) qui ont une incidence sur les soins prodigués aux patients.
Plutôt que de tout automatiser, la plateforme signale les commandes ambiguës ou non standard aux opérateurs de Nutrisens afin qu’ils les examinent et les corrigent. Cette approche impliquant une intervention humaine préserve la précision là où cela compte le plus : les décisions critiques pour la sécurité des patients.
La plateforme s’est intégrée de manière transparente aux systèmes existants de Nutrisens sans interruption, offrant une visibilité en temps réel sur l’état des commandes et la file d’attente de traitement.
L’impact
En automatisant la saisie manuelle et le rapprochement des données, Unframe a aidé Nutrisens à réduire ses frais généraux tout en améliorant la précision des commandes. L’équipe est passée de la saisie de données à la vérification des commandes, au service client et à la gestion des exceptions. Le système se chargeant du traitement courant des commandes, l’équipe opérationnelle s’est concentrée sur la validation de la précision des commandes à haut risque et sur la gestion de la relation client.
Les commandes validées sont désormais directement transmises au service d’exécution sans nouvelle saisie manuelle. La réduction du travail manuel et des erreurs de saisie a renforcé la fiabilité des données, en particulier pour les caractéristiques des produits critiques pour la sécurité.
Au-delà du gain de temps, la solution a permis d’accroître la capacité opérationnelle. Nutrisens a ainsi acquis la capacité d’absorber la croissance liée à son expansion internationale et à l’augmentation organique des volumes sans avoir à embaucher de personnel supplémentaire pour la saisie des commandes. Cette approche s’inscrit dans les objectifs de croissance de Philippe : soutenir sa mission consistant à prendre en charge davantage de patients sans augmentation proportionnelle des effectifs.
Vers une transformation plus large
Pour Philippe, ce projet n’est qu’un début.
Sa vision à long terme pour Nutrisens consiste à appliquer une automatisation similaire, pilotée par l’IA, aux départements R&D, Supply Chain, Finance, Ventes et Assistance. L’équipe a déjà programmé des sessions de découverte afin d’identifier les cas d’utilisation à fort impact dans chaque service. Unframe joue le rôle de partenaire stratégique qui guide chaque phase de découverte et de mise en œuvre, en s’appuyant sur les bases établies avec l’automatisation de la saisie des commandes.
Ce qui nécessitait auparavant une surveillance manuelle constante se met désormais à jour automatiquement. Comme le dit Philippe, ce n’est qu’un début.
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